Conferme d’ordine e ricevute di pagamento

 Categoria: Traduttori freelance

Con l’articolo di oggi concludiamo la panoramica sull’organizzazione del lavoro per un traduttore freelance, che ha occupato le pagine di questo blog nelle ultime settimane.
Ieri abbiamo parlato dell’archiviazione delle fatture sul computer, in quello di oggi parleremo brevemente delle conferme d’ordine e delle ricevute di pagamento.

Le conferme d’ordine, così come le fatture, sono documenti di vitale importanza, pertanto è auspicabile archiviarle seguendo uno schema preciso. A nostro avviso, può essere ricalcato lo schema creato per l’archiviazione delle fatture: due macrocartelle, una per le conferme d’ordine che i clienti ci inviano e l’altra per quelle che mandiamo noi (per lavori che abbiamo affidato ad altri colleghi o ad altri operatori del settore e per gli acquisti che abbiamo effettuato).
All’interno della cartella delle conferme d’ordine ricevute possiamo poi creare due sottocartelle, una organizzata per cliente e l’altra per data. Nella prima, ogni cliente avrà a sua volta una propria sottocartella nella quale inseriremo le conferme d’ordine che ci ha inviato. Nella seconda invece faremo un elenco cronologico delle conferme d’ordine ricevute. Grazie a questo duplice salvataggio potremmo poi effettuare ricerche sia per data che per cliente, trovando con rapidità il documento che cerchiamo.
Concluso l’anno solare, sposteremo il contenuto delle due cartelle in due nuove cartelle denominate come l’anno al quale si riferiscono. Nel compiere quest’operazione, è essenziale mantenere la suddivisione creata proprio per semplificare eventuali ricerche future.

Per quanto riguarda l’archiviazione delle ricevute dei pagamenti, possiamo impostare un discorso analogo alle fatture e alle conferme d’ordine creando un’altra cartella apposita.
La maggior parte dei pagamenti che effettuiamo sono relativi alle imposte. Effettuando le transazioni online, le tracce dei pagamenti rimangono memorizzate nell’account che la banca mette a nostra disposizione sul proprio sito, però è comunque buona norma effettuare delle copie sul nostro computer o su altri supporti. Anche le ricevute di pagamento che emettiamo a beneficio dei nostri collaboratori possono essere facilmente archiviate in formato digitale. Ovviamente, lo stesso non può essere fatto per una parte dei nostri acquisti (hardware di vario genere, dizionari, ecc.), accompagnati sempre da ricevute cartacee. Ad ogni modo, a meno che non siate dei compratori compulsivi, si tratterà di pochissime ricevute e potremmo quindi pensare di farne delle scansioni per avere comunque un archivio elettronico.

Accanto a questa miriade di file (cartelle di lavoro, fatture, conferme d’ordine, ricevute dei pagamenti), è molto utile creare delle tabelle riepilogative. Ad esempio, nel caso delle fatture emesse, per avere sempre la situazione pagamenti sotto controllo, basta preparare una tabella che contenga i dati di ogni fattura (numero progressivo, data di emissione, nome del cliente, importo, modalità di pagamento). Per non dimenticare di incassare una fattura sarà sufficiente contrassegnare ciascuna con la sigla “pagata” oppure “in attesa di pagamento”.
Un problema che sembra impossibile che accada ed invece a qualche distratto capita con frequenza è dimenticare di fare la fattura. Se non la facciamo, non la inviamo, non la salviamo in nessuna cartella e non la registriamo nelle tabelle riepilogative. Con il tempo ci dimentichiamo del lavoro svolto ed è come se non avessimo mai lavorato! La maggior parte dei clienti ovviamente si guarda bene dal farci notare la mancata ricezione della fattura e il pagamento va in cavalleria.
Per evitare che ciò accada, è buona norma preparare la fattura immediatamente dopo la consegna del lavoro. Magari si può aspettare anche qualche giorno ad inviarla ma, una volta fatta, con le regole di archiviazione che ci siamo dati, se ci dimenticassimo di inviarla ce ne accorgeremmo in breve.